Praxisbeispiel: Rationalisierungspotenzial und Einsparpotenzial gezielt erkennen und nutzen

Unser Vorgehen: Ganzheitliche Betrachtung von Prozessen, Führung und Kommunikation

1. Zielklärung, Vertrauensaufbau, Analyse der zentralen Prozesse

Ziel war es, nicht nur Kosten zu senken, sondern das Unternehmen strukturell zu stärken und Prozessoptimierungen nachhaltig zu verankern. Unser Ansatz: Hinhören, beobachten, nachfragen – und Führungskräfte sowie Mitarbeitende in einen offenen Dialog bringen. So entstanden Vertrauen, Akzeptanz und der Raum für praxisnahe, umsetzbare Lösungen.

Wir analysierten die Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse sowie Informationsflüsse und Dokumentationswege. Prozesse wurden beobachtet und abgegangen, Auffälligkeiten wurden hinterfragt. Dazu führten wir strukturierte Interviews auf allen Ebenen – von der Werkhalle bis zur Geschäftsführung. Ziel war ein umfassendes Bild, das nicht nur Symptome, sondern Ursachen aufzeigt und das tatsächliche Rationalisierungspotenzial sichtbar macht.

2. Analyse der Strukturen, Schnittstellen und Kommunikation

Häufig sind die Probleme nicht nur in Prozessen, bzw. der Abweichung von definierten Prozessen zu finden, sondern in der Aufbauorganisation, Abteilungsbildung Regelungen der Zustandigkeiten. Augenfällig werden diese Probleme an den Schnittstellen. Deshalb wurden die Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen und bei den Schichübergaben wurden analysiert. 

Die Untersuchung ergab weitere zentrale Ansatzpunkte zur Optimierung:

• Fehlende Regelungen in Strukturen, Zuständigkeiten und Prozessen
• Unklare Kommunikation und mangelnde Abstimmung an Schnittstellen
• Medienbrüche durch händische Vorgänge und unzureichende IT-Unterstützung
• Kommunikationsdefizite und unklare Führungskultur

Mit unserem 4-Sichtweisen-Ansatz – Prozesse, Strukturen, IT-Systeme und Kommunikation – konnten wir die Ursachen systematisch aufdecken und nachhaltige Lösungen entwickeln.

3. Strukturierung der Ergebnisse

Im Verlauf der Untersuchung wurde deutlich, dass das eigentliche Thema über reine Kostensenkung hinausging. Es ging um mehr Wirtschaftlichkeit, Flexibilität und eine bessere Kommunikation zwischen den Bereichen. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden im nächsten Schritt strukturiert und die Ursachen präzise aufgezeigt.

Die Analyse zeigte mehrere Kernprobleme auf:

• Ausschuss und Nacharbeit aufgrund nicht-optimaler Qualitäts- und Prüfplanung: Einzelne Fertigungsschritte wiesen minimale Toleranzabweichungen auf, die sich summierten. In der Endmontage führten sie zu aufwendiger Nacharbeit oder Ausschuss – ein direktes Einsparpotenzial blieb ungenutzt.
• Personaleinsparungen an der falschen Stelle  - fehlende Beobachtung erfahrener Mitarbeiter: Zur vermeintlichen Effizienzsteigerung wurden Mitarbeitende an langen Fertigungslinien eingespart. Genau diese Fachkräfte waren jedoch in der Lage, frühzeitig Störungen zu erkennen – ein Verlust an Know-how, der Kosten verursachte.
• Unstrukturierter Einkauf und Lagerhaltung aufgrund nicht geklärter Zustandigkeiten: Die Analyse zeigte Beschaffungsgüter mit Lagerreichweiten von größer einem Jahren, obwoh es sich um unkritische Standardgüter handelt. Mehrere Abteilungen lösten parallel Bestellungen aus, ohne Abstimmung. Überfüllte Lager mit Alt- und Schrottteilen führten zu Unübersichtlichkeit und zusätzlichem Arbeitsaufwand.
• Unkoordinierte Produktions- und Liefertermine: Fehlende Abstimmung zwischen Fertigung, innerbetrieblicher Logistik und Versand verursachte Engpässe, aufwändige Umlagerungen und vermeidbare Zusatzarbeit. Hierdurch wurden personelle Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle fehlten. 

4. Handlungsempfehlungen und praxisnahe Umsetzung

Auf Grundlage der Schritte 1 bis 3 haben wir einen Kurzbericht der Ergebnisse, mit detaillierten Handlungsempfehlungen und einer Roadmap mit empfohlener Vorgehensweise und Priorisierung der Umsetzung erstellt, präsentiert und besprochen. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und Leitungsebene wurden konkrete Maßnahmen eingeleitet, um die erarbeiteten Erkenntnisse schnell in die Praxis zu bringen:

• Verbindliche Strukturen schaffen: Klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Prozesse.
• Abstimmung verbessern: Regelmäßige Kommunikationsrunden zwischen den Bereichen.
• Klarheit und Übersichtlichkeit fördern: Prozesse so gestalten, dass sie verstanden und gelebt werden.
• Führungskompetenzen ausbauen: Führungskräfte in ihrer Kommunikations- und Entscheidungskompetenz stärken.

Diese Maßnahmen sorgten für unmittelbare Wirkung – verbesserte Zusammenarbeit, effizientere Abläufe und eine deutliche Senkung von Kosten- und Ausschussquoten.