Praxisbeispiel: Erfolgreiches Schnittstellenmanagement in der Industrie
Ausgangssituation: Herausforderungen beim Schnittstellenmanagement eines Systemherstellers
Ein führendes deutsches Unternehmen im Bereich automatisierter Lager- und Intralogistiklösungen für die Blechverarbeitung stand vor einer zentralen Herausforderung: Für den erfolgreichen Einsatz seiner Systeme ist neben der Hardware vor allem die Einrichtung der Softwareschnittstellen entscheidend. Diese verbinden das automatisierte Blechlager mit Laser- und Falzmaschinen und bilden die Basis für reibungslose Produktionsabläufe.
Wie bei vielen Maschinen- und Anlagenbauern auch, wird die Software zunehmend zum kaufentscheidenden Faktor. Trotz zahlreicher Referenzen in der Anbindung unterschiedlicher Maschinentypen und Hersteller gelang es dem Unternehmen jedoch nicht immer, potenzielle Kunden von der eigenen Schnittstellenkompetenz zu überzeugen. Zudem kam es im Angebots- und Auftragsprozess regelmäßig zu Nachbesserungen und Terminverzögerungen – ein Hinweis auf unklare Prozesse und fehlende Abstimmung im Schnittstellenmanagement.
Die Ursache lag in der hohen Komplexität der internen Abläufe: Mehrere Bereiche – Vertrieb, Konstruktion, Elektrik, IT und Produktmanagement – mussten in den Vertriebsprozess eingebunden werden. Hinzu kamen externe Partner, die bauliche Maßnahmen beim Kunden umsetzten. Entscheidend war nicht nur, wer, sondern auch wann die betreffende Abteilung bzw. der externe Partner in den Prozess integriert wird.
Unser Vorgehen: Analyse und Optimierung der Schnittstellenprozesse
1. Analyse der bestehenden Strukturen und Prozesse
Im ersten Schritt haben wir mit einem neutralen Blick von außen die internen Kompetenzen, das Leistungsversprechen und die Marktposition im Vergleich zum Wettbewerb analysiert. Dazu führten wir Interviews mit Mitarbeitenden aller relevanten Bereiche. Anschließend wurden mittels Kunden- und Nicht-Kundenbefragungen Stärken, Schwächen und Optimierungspotenziale im Angebotsprozess identifiziert. Die Ergebnisse wurden visuell aufbereitet und in einem Workshop mit den Verantwortlichen diskutiert – die Grundlage für eine klare Roadmap zur Prozessverbesserung.
2. Überprüfung der QM-Prozesse im Kontext des Schnittstellenmanagements
Unsere Analyse zeigte, dass die bestehenden QM-Verfahren die Komplexität des Angebotsprozesses nicht adäquat abbildeten. Daher begleiteten wir konkrete Vertriebsprojekte, führten Arbeitsplatzinterviews und interne Beobachtungen durch, um kritische Schnittstellen, Informationsflüsse und Engpässe zu identifizieren. Mit Hilfe bewährter Methoden aus dem Qualitätsmanagement, systemischer Fragetechniken und Visualisierungen konnten wir Kommunikations-, Informations- und Dokumentationswege sichtbar machen – ebenso wie potenzielle Fehlerquellen und Medienbrüche.
3. Verständigung zwischen Vertrieb und IT verbessern
Ein häufiges Problem: Missverständnisse zwischen Vertrieb und IT. Durch gezielte Übungen und den Einsatz von User Stories gelang es, die wechselseitige Verständlichkeit zu verbessern. So konnte sichergestellt werden, dass IT-Anforderungen von Beginn an berücksichtigt werden – ein zentraler Erfolgsfaktor im modernen Schnittstellenmanagement.
4. Wissensmanagement und digitale Unterstützung
Da die IT-Abteilung aufgrund vielfältiger Aufgaben häufig ein Engpass war, wurde gemeinsam mit Vertrieb und Produktmanagement ein Konzept zur Wissensdokumentation entwickelt. Über ein Learning-Management-System wurden Know-how, Checklisten, Lehrvideos und eine 3D-Simulation bereitgestellt. So entstand ein standardisierter, effizienter und lernender Prozess zur Integration von Software- und Hardwareschnittstellen.
Ergebnisse: Nachhaltige Verbesserung des Schnittstellenmanagements
Die Vertriebsmitarbeitenden können nun potenzielle Kunden gezielt von der Kompetenz des Unternehmens in Bezug auf Softwareschnittstellen und Prozessintegration überzeugen. Der Vertriebsprozess wurde lösungsorientiert, IT-Anforderungen fließen frühzeitig ein, und die Kundengespräche basieren auf einem gemeinsamen Verständnis von Technik und Prozess.
Mittel- bis langfristig wird der Fokus noch stärker auf eine Workflow- und Softwaresicht gelegt – das Unternehmen entwickelt sich damit zum echten Lösungsanbieter für integrierte Schnittstellenmanagement-Systeme.
Die wichtigste Erkenntnis: Erfolg entsteht nicht durch Einzelne, sondern durch optimierte Strukturen, klare Prozesse und abgestimmte Kommunikation. Das gewonnene Organisationswissen bleibt auch bei Personalwechsel erhalten – ein entscheidender Vorteil im Wissensmanagement moderner Industrieunternehmen.
Unser Kunde sagt:
"TEAMSCHLÜTER war in einem Zeitraum von ca. 1,5 Jahren bei der Remmert GmbH tätig, um uns bei unserer kontinuierlichen Weitentwicklung der Vertriebs- und Schnittstellenkompetenz zu unterstützen.
Besondere Herausforderung in unserem technischen Vertrieb ist die zunehmende Lösungs- statt Produktorientierung und damit der immer weiter zunehmende Software-Anteil an den Logistiklösungen. Ausgangspunkt war eine Analyse erhaltener und entgangener Aufträge mittels detaillierter Interviews mit Geschäftsführern und Produktionsleitern in den Zielunternehmen.
Diese hat uns zahlreiche wertvolle Erkenntnisse zur wahrgenommenen Kompetenz unseres Know-hows im gesamten Angebotsprozess aufgezeigt. Darauf aufbauend hat das Beratungsteam mit unseren am Angebotsprozess beteiligten Unternehmensbereichen die Ergebnisse der Befragung analysiert und bewertet, zentrale Bausteine zur Kompetenzentwicklung aufgedeckt und Optimierungen der Zusammenarbeit im Vertriebsprozess durchgeführt.
Die Zusammenarbeit mit TEAMSCHLÜTER war immer sehr vertrauensvoll, zuverlässig und effektiv. Gerade auch durch die detaillierte Befragung, Auswertung und Analyse haben wir viele sehr hilfreiche Learnings für unsere erfolgreiche Weiterentwicklung im Vertriebsprozess erhalten. Wir kommen immer wieder gerne bei weiterem Bedarf auf die Expertise von TEAMSCHLÜTER zurück."
Stephan Remmert, Geschäftsführer der Remmert GmbH
Unser Beratungsverständnis: Effektives Schnittstellenmanagement mit System
Unser Ziel ist es, das Anliegen unserer Kunden genau zu verstehen und gezielt zu hinterfragen. Mit langjähriger Erfahrung im Maschinen- und Anlagenbau entwickeln wir gemeinsam einen individuellen Lösungsweg – keine Standardlösung, sondern den optimalen Weg für Ihre Organisation.
Wir arbeiten nach DIN EN ISO 9001:2015 und garantieren:
- transparente und überschaubare Projekteinheiten,
- regelmäßiges Feedback,
- minimalinvasive Eingriffe, die auf vorhandenen Potenzialen aufbauen.
So entstehen nachhaltige Verbesserungen in Schnittstellenmanagement, Prozessoptimierung und Kommunikation, die messbar zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.