Praxisbeispiel: Arbeitsplatzanalyse und Organisationsentwicklung
Ausgangssituation: Komplexe Strukturen und hohe Arbeitsbelastung
Der Volksbund steht vor einer besonderen organisatorischen Herausforderung: Als gemeinnütziger Verein im Auftrag der Bundesrepublik benötigt er einerseits eine formale Organisationsstruktur, um mit staatlichen Institutionen wie Ministerien professionell zusammenzuarbeiten. Andererseits verlangt der operative Auftrag in den Ländern eine flexible und unbürokratische Arbeitsweise. Diese beiden Prinzipien – Formalität und Agilität – stehen naturgemäß im Spannungsfeld.
Die Folge: hohe Beanspruchung der Sachgebietsleitungen, zunehmende Komplexität in Abläufen und Konflikte an den Schnittstellen der Organisationsprinzipien.
Der Volksbund betreut über 830 Anlagen in 46 Staaten mit rund 2,8 Millionen Kriegstoten – unter anderem in Japan, Kanada, Russland, Uganda, den USA, Frankreich und Polen. Die Vielfalt der internationalen Aufgaben verstärkt die Belastung und den organisatorischen Koordinationsaufwand erheblich.
Unser Vorgehen: Systematische Arbeitsplatzanalyse als Basis der Organisationsentwicklung
Das Projekt war in fünf klar strukturierte Phasen gegliedert. Ziel war es, durch gezielte Arbeitsplatzanalyse und Organisationsdiagnostik fundierte Erkenntnisse über Belastungen, Schnittstellenprobleme und Verbesserungspotenziale zu gewinnen.
1. Kick-off und Projektstart
Zu Beginn wurden Erwartungen, Ziele und der Zeitplan des Projekts gemeinsam definiert. Da das Thema im Volksbund hohe Priorität hatte, konnten Interviewtermine kurzfristig vereinbart und alle Beteiligten frühzeitig informiert werden. Ein transparenter Start war wichtig, um Akzeptanz und Vertrauen bei Mitarbeitenden und Führungskräften zu schaffen.
2. Interviews mit indirekten Fragen
Im Zentrum standen Interviews mit den Sachgebietsleitungen sowie Mitarbeitenden anderer Organisationseinheiten, die direkte Schnittstellen zu ihnen haben. Die Gespräche wurden als verkettete, semistrukturierte Interviews mit indirekten Fragen geführt. Dieses methodische Vorgehen ermöglichte es, offen, vertrauensvoll und ohne Hierarchiebarrieren zu kommunizieren.
Die Interviews zeigten deutlich:
- Die Sachgebietsleitungen sind einem hohen Maß an Unvorhersehbarkeit ausgesetzt.
- Wochenpläne werden oft bereits am Montag obsolet, weil dringende Ad-hoc-Aufgaben Priorität haben.
- Die Anforderungen variieren stark je nach Land – von der Ausschreibung internationaler Pflegeleistungen über die Koordination von Bundeswehreinsätzen bis hin zu komplexen Abrechnungsfragen.
Diese Vielfalt führt zu ständigen Umpriorisierungen, hoher mentaler Belastung und strukturellen Spannungen im Arbeitsalltag.
3. Auswertung und Analyse der Arbeitsplätze
Nach Abschluss der Interviews und Sichtung relevanter Dokumente erfolgte die Arbeitsplatzanalyse. Dabei wurden Problemschwerpunkte und Belastungsfaktoren identifiziert, die über Jahre zu einer wachsenden Beanspruchung geführt hatten. Auch die bereits ergriffenen Maßnahmen zur Reduzierung der Arbeitslast wurden überprüft und bewertet. Ein zentrales Ergebnis war die Visualisierung der strukturellen Dichotomie – also das Spannungsfeld zwischen formaler Verwaltungsstruktur und flexibler operativer Praxis.
Diese Erkenntnis machte das bisher Unsichtbare erstmals transparent und besprechbar – ein wichtiger Schritt der Organisationsentwicklung.
4. Ableitung von Handlungsempfehlungen
Auf Grundlage der Analyseergebnisse wurden konkrete Empfehlungen für die Arbeitsplatzgestaltung der Sachgebietsleitungen abgeleitet. Darüber hinaus entstanden strategische Vorschläge für eine zielgerichtete Organisationsentwicklung, um Strukturen zu entlasten, Verantwortlichkeiten zu klären und Entscheidungswege zu verkürzen.
5. Präsentation der Ergebnisse
Zum Abschluss wurden die Ergebnisse in einer Präsentation für die Führungskräfte zusammengefasst. Die anschließende Projektevaluation zeigte ein durchweg positives Bild: Die Beteiligten erlebten das Vorgehen als transparent, konstruktiv und lösungsorientiert. Das Projekt wurde zudem von einem Betriebsratsmitglied begleitet, um eine maximale Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Ergebnis: Mehr Klarheit, Transparenz und gezielte Organisationsentwicklung
Die Arbeitsplatzanalyse ermöglichte es, die tägliche Arbeitsrealität der Sachgebietsleitungen objektiv zu bewerten. Die Beteiligten fühlten sich gesehen, verstanden und in ihrer anspruchsvollen Situation bestärkt. Die Führungskräfte erhielten ein präzises Bild der tatsächlichen Arbeitsbelastung, das ihre bisherigen Eindrücke bestätigte und durch konkrete Daten untermauerte. Zudem konnten die bisherigen Maßnahmen zur Reduktion der Arbeitslast bewertet und offene Handlungsfelder sichtbar gemacht werden – sowohl in der Aufbauorganisation als auch in der Ablauforganisation. Die gewonnenen Erkenntnisse liefern eine belastbare Grundlage für die weitere Organisationsentwicklung und unterstützen Führungskräfte in ihren zukünftigen Entscheidungen zur Struktur- und Prozessgestaltung.
Unser Kunde sagt:
"TEAMSCHLÜTER zeigte sich sehr flexibel und konnte das Projekt über die Sommermonate zügig durchführen. Ich bin mit dem methodischen Vorgehen, der offenen Kommunikation und Projekttransparenz sehr zufrieden.
Die Ergebnisse waren für uns sehr hilfreich, um notwendige Entscheidungen treffen zu können. (…) Ich kann TEAMSCHLÜTER als Unternehmens- bzw. Organisationsberatung klar empfehlen"
Tim Hollstein, Leiter Referat Personal und Recht beim Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V.
Unser Beratungsverständnis: Mit allen Beteiligten in den Dialog gehen
Führungskräfte haben oft nicht die Zeit für ausführliche Gespräche mit allen Beteiligten. Es fehlt systemisch bedingt auch an der Unvoreingenommenheit. Als Externe können wir mit der neutralen Brille und geschulter Vorgehensweise an Führungskräfte und Mitarbeitende herantreten.
Wichtig hierbei ist: Wir gehen transparent, vertrauensvoll und respektvoll vor. Wir hören hin und nehmen jeden ernst. Darauf können sich alle verlassen. Und das wird uns auch immer wieder bescheinigt. Wir suchen den offenen und konstruktiven Dialog und gehen schwierigen Gesprächen nicht aus dem Weg. Wir finden die Ursachen heraus und erarbeiten mit den Beteiligten erste Lösungsansätze.