Praxisbeispiel: Aufbau QMS und Prozessoptimierung

Ausgangssituation:

Koch Technology aus Ostwestfalen ist ein führender Hersteller von Holzbearbeitungsmaschinen für die Möbelindustrie – mit rund 150 Mitarbeitenden und einem Vertriebsstandort in den USA. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Komplexität der Auftragsplanung und -steuerung. Es fehlte eine strukturierte Grundlage, die Fertigung und Vertrieb wirtschaftlich transparent steuert und Entscheidungen auf einer belastbaren Datenbasis ermöglicht.

Unser Vorgehen:

Ziel war es, ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen, das nicht als bürokratisches Regelwerk wirkt, sondern als wirtschaftliches Steuerungsinstrument – für die Produktionsgesellschaft ebenso wie für den Vertriebsstandort in den USA. Ein zentrales Element dabei war neben der Prozessoptimierung die Entwicklung eines Instruments zur Deckungsbeitragssteuerung, das Kostentransparenz bei der Auftragsplanung schafft und wirtschaftliche Entscheidungen in der Produktion gezielt unterstützt.

Den Ausgangspunkt unserer Beratung beim Aufbau eines QMS bildet stets die Entwicklung eines systemischen Verständnisses. Ein QMS sichert die Qualität von heute und hat zugleich die Aufgabe, sie nachhaltig und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Mithilfe der Prozesslandkarte haben wir zunächst sämtliche qualitätsrelevanten Prozesse erfasst, eingeordnet und zueinander in Beziehung gesetzt. 

Im nächsten Schritt rückt der zentrale Wertschöpfungsprozess in den Fokus. Vom Geschäftsmodell ausgehend – „Welchen Wert schafft das Unternehmen genau?" – analysieren, optimieren und definieren wir den Kernprozess konsequent vom Kunden her.

Präzision bedeutet für uns dabei nicht, sich in immer feineren Details zu verlieren. Häufig ist sogar das Gegenteil gefragt: Wie viele Freiheitsgrade braucht ein Prozess, um sein Qualitätsziel zuverlässig zu erreichen – und wie viel Spielraum muss zugleich erhalten bleiben, damit Flexibilität und schnelles Handeln nicht erstickt werden?

Das macht die Definition der Prozesse anfangs etwas aufwändiger, stellt aber sicher, dass das QM später tatsächlich gelebt wird – ohne dass ein Paralleluniversum entsteht, weil sich der Alltag eben nicht in jedem Fall in standardisierte Prozesse gießen lässt.

Nach den von uns begleiteten internen Audits wurde schließlich auch das Zertifizierungsaudit erfolgreich bestanden.

in zentrales Werkzeug dabei war ein Excel-basiertes Instrument zur Deckungsbeitragssteuerung — entwickelt nicht als technische Spielerei, sondern als direkte Übersetzung der Frage: Welche Aufträge schaffen wirklich Wert? Wer diese Frage heute mit KI beantworten will, muss sie zuerst organisatorisch klären.

Ergebnis:

Das Ergebnis: eine klar strukturierte Fertigungssteuerung mit zentraler Steuerungslogik – und ein QMS, das im Alltag wirksam ist, weil es wirtschaftlich denkt. 

• Termintreue signifikant gesteigert (Verzug von 6 auf 2 Wochen reduziert)
• Flexibilität zwischen Montage und Fertigung deutlich erhöht, Lagerbestände reduziert
• Über eine Deckungsbeitragssteuerung die die Wirtschaftlichkeit der Fertigung erhöht

Hier geht es zu zwei Praxisbeispielen zum Aufbau von QM-Systemen: Pro-f und Bremicker.

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