Arbeitsplatzanalyse der Sachgebietsleitungen

Ausgangssituation:

Anhaltend hohe Beanspruchung der Sachgebietsleitungen.

Der Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V. handelt im Auftrag der Bundesregierung und sucht, birgt und bestattet Kriegstote im In- und Ausland. Die Kriegsgräberstätten werden vom Volksbund errichtet, unterhalten und gepflegt. Darüber hinaus zählen die Förderung der Erinnerungskultur sowie Bildungsprojekte für Schüler:innen und Studierende zu den Aufgaben des Vereins.

Die Organisatinonsstrukturen des Volksbunds sind eine große Herausforderung für die Beteiligten. Auf der einen Seite ist eine formale Struktur als gemeinnütziger Verein im Auftrag der Bundesrepublik erforderlich, um mit staatlichen Institutionen wie z.B. Ministerien interagieren zu können. Auf der anderen Seite erfordert der Arbeitsauftrag des Volksbunds in den Ländern eine oft schnelle und unbürokratische Arbeitsweise. Da beide Prinzipien ihre Berechtigung und Notwendigkeit haben, sind Konflikte an der Schnittstelle der beiden Organisationsprinzipien vorprogrammiert.
 

Unser Vorgehen: Interviews mit "indirekten" Fragen

Das Projekt sah 5 Projektphasen vor:

1. Kick-off
Zu Beginn wurden die Erwartungen und Anforderungen an den Auftrag geklärt und der Zeitplan erstellt. Da das Projekt beim Volksbund hohe Proirität hatte, konnten unmittelbar Interview-Termine vereinbart werden, die binnen weniger Wochen durchgeführt werden sollten. Darüber hinaus gab es eine Information an die Mitarbeitenden.

2. Interview
Es wurden Interviews mit den Sachgebietsleitungen und den Mitarbeitenden anderer Organisationseinheiten geführt, die eine direkte Schnittstelle zu den Sachgebietsleitungen haben. Die Gespräche wurden in Form veketteter semistrukturierter Interviews mit indirekten Fragen geführt. Die Interviews zeichneten sich durch eine sehr offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit aus.

Die Sachgebietsleitungen sind ständig wechselnden Aufgaben und fehlender Planungssicherheit ausgesetzt. Die Wochenplanung ist am Montagmittag bereits vergessen. Sie müssen sich oft in die unterschiedlichen Anforderungen der Länder eindenken, die in ihrer Zuständigkeit liegen. Die Aufgaben reichen von der Ausschreibung von Pflegeleistungen im weltweiten Ausland, über die Betreuung von Mitarbeitenden und die Koordination von Bundeswehreinsätzen bis zum Umgang mit unterschiedlichen Abrechnungsstandards.

3. Auswertung und Analyse
Nach Abschluss der Interviews und dem Erhalt relevanter Dokumente, konnten die Auswertung und Arbeitsplatzanalyse durchgeführt werden. Es wurden Problemschwerpunkte und verkettete Herausforderungen identifiziert, die in den vergangenen Jahren zu einer erheblich höheren Beanspruchung der Sachgebietsleitungen geführt haben. Auch die vom Volksbund ergriffenen Maßnahmen zur Reduktion der Arbeitslast für die Sachgebietsleitungen wurden analysiert und bewertet.

Die oben angesprochene Dichotomie der zwei Organisationsprinzipien - formal vs. flexibel und unbürokratisch - haben wir im Zuge unserer Analyse transparent gemacht und visualisiert. Hierdurch konnte diese Schnittstelle das erste Mal bewusst besprechbar gemacht werden.

4. Ableiten von Empfehlungen
Auf Grundlage der Analyseergebnisse wurden Empfehlungen für die Arbeitsplätze der Sachgebietsleitungen abgeleitet, sowie weitere Empfehlung für die zielgerichtete Organisationentwicklung erarbeitet.

5. Präsentation
Abschließend wurden die Ergebnisse in einer Präsentation zusammengefasst und den Führungskräften vorgestellt. Die anschließende Projektevaluation zeichnete ein für beide Seiten sehr positives Bild.

Das Projekt wurde durch ein Betriebsratsmitglied begleitet, um eine maximale Projekttransparenz zu gewährleisten.
 

Ergebnis: Arbeitsplatzanalyse und Handlungsempfehlung für die zielgerichtete Organisationsentwicklung

Die Sachgebietsleitungen konnten ihre alltäglichen Herausforderungen berichten und erhielten abschließend eine objektive Bewertung zu ihren Arbeitsbelastungen. Sie fühlten sich gesehen und in ihrer Situation bestärkt.

Die Führungskräfte haben ein umfassendes Bild zu den Schwerpunkten der Arbeitsbelastung erhalten, die sich mit deren Erwartungen und Eindrücken mancher deckten.

Die in der Vergangenheit ergriffenen Maßnahmen zur Reduktion der Arbeitsbelastung wurden bewertet und offene Punkte herausgestellt. Diese betreffen sowohl die Aufbau- als auch die Ablauforganisation (Strukturen und Prozesse).

Die gewonnen Erkenntnisse helfen den Führungskräften bei der Entscheidungsfindung und der weiteren zielgerichteten Organisationsentwicklung.


Haben Sie weitere Fragen? Ralph Schlüter oder Jannik Roßmann beantwortet Ihnen diese gerne in einem kurzen Telefonat. Und kann Ihnen bei Bedarf weitere Projektbeispiele aus unterschiedlichen Branchen vorstellen.