Prozessmanagement und Teamentwicklung

Ausgangssituation:

Verschenken von Marktpotential und zu wenig Transparenz in den Prozessen.

Die Arbeit im Team lief nicht wirklich rund. Es gab Reibungspunkte zwischen den Beteiligten, Probleme in der Koordination und Abstimmung und überlastete Führungskräfte, die für das Team zu wenig greifbar waren. Marktpotenzial wurde verschenkt, weil Angebote nicht nachgefasst wurden. Insgesamt fehlte es an der Transparenz und damit Steuerungsfähigkeit – so die Einschätzung der Geschäftsleitung.

Die große Herausforderung war, dass diese Prozesse nicht nur kompliziert, sondern vor allem komplex sind. Die gesamte Planung ist jeden Tag in Bewegung, da sie von mehreren Einflussfaktoren gleichzeitig abhängig ist: geplanter Fertigstellungs- und Auslieferungstermin der Maschine, Koordination der Monteure, Zeitfenster der Spedition, Koordination der Trainer, Zeitfenster der Mitarbeitenden im Kundenunternehmen. Wenn dann nach erfolgreicher Einbuchung des Trainings ein Dominostein fällt, dann ...

Das Ziel war, mit unvoreingenommenem Blick von außen die unterschiedlichen Blickwinkel einzunehmen und in vertrauensvollen Gesprächen den Ursachen auf den Grund zu gehen und Optimierungen zu entwickeln.

Unser Vorgehen:

Ist-Zustand analysieren, Erstellung einer Prozesslandkarte und genaue Betrachtung der Prozesse und Dokumentationsflüsse.

Mit unserer Sicht von außen erarbeiteten wir uns im ersten Schritt eine eigene Vorstellung der Zusammenhänge und überprüften diese dann in Beobachtungen und Gesprächen mit den Beteiligten. Genau hinhören, die Beteiligten in einen Dialog bringen und gemeinsam Ideen einer effektiveren und effizienteren Zusammenarbeit entwickeln, das war in diesem Projekt der Kern.

Zunächst wurde in einer bereichsbezogenen Prozesslandkarte eine Übersicht über die bestehenden Aufgaben und Zusammenhänge erarbeitet. Schritt für Schritt wurden anschließend die Prozesse und Dokumentationsflüsse betrachtet. Es fehlten an einigen Stellen klare Regelungen und Prozesse wie insbesondere der Angebotsprozess wurden nicht konsequent bis zum Ende weiterverfolgt.

Prozessziele wurden unterschiedlich gesteuert. So hatten die Auslastungsplanung, Wirtschaftlichkeit und kundenorientierte Flexibilität keine einheitliche Priorität bei den Beteiligten. Auch waren methodische Herangehensweisen verschieden, so dass es zu Missverständnissen in der Planung und Koordination kam. Ein nicht untypisches Bild: Jeder für sich arbeitete sehr verantwortungsvoll und zuverlässig, es fehlte aber am einheitlichen Verständnis und Bild nach außen.
 

Ergebnis:

Erarbeitung einer Lösungsstrategie zur konkreten Optimierung einzelner Prozesse und deutlich mehr Transparenz.

In Workshops wurden die unterschiedlichen Planungsverständnisse und Sichtweisen auf die Prozessziele transparent gemacht, besprochen und einheitliche Regelungen erarbeitet. Im Anschluss wurden die Erkenntnisse aus der Prozessanalyse besprochen. Am Ende hatten alle miteinander ein klareres Bild von dem, was zu verbessern ist: Regelungen für eine effizientere Zusammenarbeit wurden erarbeitet und ein durchgängiger Workflow entwickelt.
 

Praxisnahe Umsetzung in den betrieblichen Alltag.

Unser Lösungskonzept enthielt insgesamt vier Bausteinen zur praxisnahen Umsetzung, die dann Schritt für Schritt zügig angegangen wurden: Teamentwicklung, Planungsprinzipien vereinheitlichen, in den erarbeiteten Prozessen denken sowie eine transparentere Dokumentation.
 

Auf der Erfolgsspur bleiben:

Kontinuierliche systematische Erfassung ausstehender Angebote, die zuvor noch verloren gegangen wären.

In Nachgesprächen mit der Teamleitung wurden die Entwicklungen besprochen und weitere Vorschläge zur Verbesserung eingebracht. Im Ergebnis zeigt sich, dass ein ganz wesentlicher Punkt neben der Verbesserung in der Auftragskoordination die zusätzlichen Potenziale im Vertrieb sind, die durch eine systematische Erfassung und Verfolgung der ausstehenden Angebote gehoben werden konnten.


Haben Sie weitere Fragen? Ralph Schlüter beantwortet Ihnen diese gerne in einem kurzen Telefonat. Und kann Ihnen bei Bedarf weitere Projektbeispiele aus unterschiedlichen Branchen vorstellen.