Qualitätsmanagement-System in der IT-Branche.

Ein Beispiel aus unserer täglichen Praxis

Ausgangssituation:

Das Unternehmen erbringt SPS- und Roboter-Programmierlösungen für die Automatisierung in produzierenden Unternehmen.

Das Unternehmen ist schnell gewachsen, wodurch es immer wieder zu Problemen in der Abstimmung und Zusammenarbeit gekommen ist. Die zum Teil fehlende Koordination führte zu Ineffizienzen, eigentlich geklärte Informationen mussten gesucht oder beim Kunden nochmals angefragt werden. Durch eine unzureichende Auftragsklärung im Vorfeld ergaben sich immer wieder Projektverzögerungen, Nachverhandlungen und unangenehmen Überraschungen, die zu unbezahlten Nacharbeiten führten.

Um die Störfaktoren in den Griff zu bekommen, entschied sich die Geschäftsleitung für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Auch für ihre Kunden spielte die Anforderung an ein QMS eine zunehmend wichtigere Rolle. Über eine mögliche Zertifizierung soll zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden.

 

Vorgehen und Umsetzung:

Im ersten Schritt wurde die Qualitätspolitik definiert und daraus die Qualitätsziele und -strategie abgeleitet. Hierbei wurde klar herausgearbeitet, was der Kern des Leistungsangebots ist, welches Leistungsversprechen damit verbunden ist und wo genau die Grenzen der Leistungserbringung sind. Dabei wurde auch noch einmal die Zusammenarbeit und Schnittstellen zu den Marktpartnern aus dem Maschinen- und Anlagenbau verdeutlicht.

Mit der Prozesslandkarte erarbeiteten wir im nächsten Schritt mit Beteiligten aus allen Unternehmensbereichen ein erstes Gesamtbild der Aufgaben und Strukturen des Unternehmens. Hierbei wurde manchen erstmalig deutlich, in wie viele Aufgaben und einzelne Projekte das Unternehmen zerfällt – ein wesentlicher Schritt, um die Schnittstellen und Auftragsbeteiligten zu erkennen.

Auf dieser Grundlage wurden mit den jeweiligen Mitarbeitenden die einzelnen Prozesse systematisch aufgenommen, miteinander verzahnt und optimiert. Die Prozesse wurden im IT-System des Unternehmens mit den zugehörigen Arbeitsdokumenten und Checklisten abgebildet. Im Kernprozess der Projekte wurde die Transparenz erhöht und ein schnelleres Gegensteuern ermöglicht, in den Unterstützungsprozessen konnten Aufgaben wirtschaftlich zusammengeführt werden und Fehler werden jetzt deutlich schneller erkannt und korrigiert.

Wir sind dabei minimalinvasiv vorgegangen und haben den täglichen Geschäftsablauf so wenig wie möglich unterbrochen.  

 

Ergebnis:

Das IT-Unternehmen konnte vermeidbare Kosten deutlich reduzieren. Projekte werden schneller abgeschlossen und es können mehr Aufträge bei gleicher Personalstärke abgearbeitet werden. Die Schnittstellen zwischen den Prozessen, aber auch zu Marktpartnern und Kunden sind effektiver und störungsarm.

Kurz: eine präzise Auftragsklärung und bessere Interaktion mit dem Kunden, mehr Flow in den Prozessen, mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden, mehr Transparenz in der Organisation und dadurch mehr Rentabilität.
 

Kundenstimme

"Es sind oftmals in der Phase der Auftragsklärung nicht die richtigen Fragen gestellt worden, die uns dann nachher zum Projektende fürchterlich eingeholt haben, was uns auch viel Geld gekostet hat. Hier sind wir deutlich präziser geworden.“

„Es gab schon während des Prozesses ganz große Aha-Erlebnisse (...) und die Zusammenarbeit hat in keiner Weise irgendwie den Tagesablauf behindert.“

„Der Prozess war immer sehr transparent, die Zusamenarbeit sehr flexibel (...). Der Weg von der Theorie zur Praxis, der war sehr, sehr kurz gewesen (...); das QM-System wird auch tatsächlich umgesetzt und gelebt.“

Sven Finkemeyer, Geschäftsführer

Der Projektablauf im Überblick