Vertrauen in die Schnittstellenkompetenz
 

Ausgangssituation:

Die Referenzen belegen unsere Fähigkeiten, trotzdem ist Vertrauen eine Herausforderung.

Das Unternehmen produziert automatisierte Lager- und Intralogistiklösungen für die Blechverarbeitung. Für einen erfolgreichen Einsatz der Lösungen bei Kund:innen ist neben der funktionsfähigen Hardware, die Einrichtung der Softwareschnittstellen nötig. Sie verbindet das automatisierte Blechlager mit Laser- und Falzmaschinen.

Wie bei vielen anderen Maschinen- und Anlagenbauern auch, spielt die Software innerhalb der Gesamtlösung eine immer größere Rolle und wird zunehmend zum kaufentscheidenden Kriterium.

Trotz zahlreicher Referenzen zur Anbindung diverser Maschinentypen und Hersteller, gelingt es dem Unternehmen nicht immer, potenzielle Kund:innen von der Schnittstellenkompetenz zu überzeugen. Auch sind immer wieder Nachbesserungen im Angebot oder im späteren Auftragsprozess erforderlich, die dann auch zu Terminverzögerungen führen konnten.

Das hat entscheidend damit zu tun, dass aufgrund der Komplexität der Kundenlösungen mehrere Unternehmensbereiche in den Vertriebsprozess eingebunden werden müssen.

Unser Vorgehen:

Interviews mit „indirekten“ Fragen

Im ersten Schritt haben wir mit dem Blick von außen die Kompetenzen, Selbstdarstellung und Lösungen in Beziehung zum Wettbewerb betrachtet. Dazu wurde auch eine Reihe von Gesprächen mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen geführt, um ein Gesamtbild aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu erhalten.

Mittels einer Kunden- und Nicht-Kunden-Befragung wurden im Anschluss die Stärken und Schwächen im Angebotsprozess analysiert und Handlungsfelder herausgearbeitet. By the way: Neben der Kernfragestellung wurden auf diesem Weg weitere wertvolle Hinweise zur Weiterentwicklung gegeben. Die Ergebnisse wurden von uns strukturiert und aufbereitet und in einem Workshop mit den Verantwortlichen besprochen. Wir erarbeiteten eine kompakte Roadmap und starteten dann mit den direkt zu erarbeitenden Lösungsschritten.

Die Prozesse sind im Rahmen des QM präzise definiert. Die Schnittstellen, die durch die Komplexität entstehen, haben wir durch Strukturdarstellungen sichtbar gemacht. Gemeinsam mit den am Vertriebsprozess beteiligten Unternehmensbereichen - Vertrieb AD und ID, Konstruktion (Mechanik), Elektrik, IT und Produktmanagement wurde analysiert, wie der Vertriebsprozess besser aufeinander abgestimmt werden kann.

Wir arbeiteten mit Strukturdarstellungen, die die Beteiligten, Beziehungen, Kommunikations-, Informations- und Dokumentationswege und -erfordernisse, (kritische) Schnittstellen, (mögliche) Fehlerquiellen und die Kapazitäts-bedingten Engpässe aufzeigten. In Gesprächen und (kurzen) Workshops (auch per MS Teams) wurde ein Bündel an konkreten Maßnahmen und ein Handlungsleitfaden erarbeitet, die im Anschluss umgesetzt wurden.

Dazu gehörte neben einer Schulung auch die Einarbeitung des neuen Know-hows in das Learning Management System. Voraussetzung hierfür war ein gemeinsames Problemverständnis aller Bereiche zu entwickeln. Beispielsweise sagte uns zu Beginn der IT-Leiter: "Der Vertrieb versteht nicht, wo unser Problem ist, wenn ganz spezifische Anforderungen nicht von Anfang an mit dem Kunden geklärt werden."

Bei der Analyse des Workflows wurden parallel laufende Erfassungen der den Vertriebsprozess begleitenden Dokumentation aufgedeckt und optimiert.
 

Ergebnis:

Handlungsleitfaden mit klarer Entwicklungsrichtung

Die Vertriebsmitarbeitenden fühlen sich jetzt darin gestärkt, potenzielle Kund:innen von der Kompetenz des Unternehmens in Bezug auf die Lösung von Softwareschnittstellen zu überzeugen.

Es zeigte sich wie so oft: Die Hauptquellen zur Verbesserung von Kompetenzen und Erfolg liegen nicht beim einzelnen Mitarbeitenden, sondern in klug abgestimmten Verbesserungen innerhalb der Organisation. Diese Fähigkeiten stecken in Strukturen, Prozessen, Kommunikationswegen, dem IT-gestütztem Datenfluss sowie unterstützenden Checklisten und Visualisierungen.

Haben Sie weitere Fragen? Ralph Schlüter oder Jannik Roßmann beantwortet Ihnen diese gerne in einem kurzen Telefonat. Und kann Ihnen bei Bedarf weitere Projektbeispiele aus unterschiedlichen Branchen vorstellen.